2014 — Бест Офис

МФУ и флеш-память USB.
МФУ – многофункциональное устройство, помогает оснастить рабочее место с наименьшими финансовыми затратами, а так же сэкономить пространство. К тому же, приятный дизайн создает позитивный имидж компании, нежели нагромождение разнообразной офисной техники.
Самыми популярными процедурами для МФУ являются печать, копирование, сканирование и отправление документов по факсу. И очень удобно, когда к устройству можно подключить флеш-память USB. Например, вы хотите распечатать фотографии или большое количество документов, а компьютер начинает тормозить или он кем-то занят. В таком случае вы просто присоединяете свою флеш-карту к МФУ и распечатываете необходимые фотоснимки или документы. Так же эта функция будет очень полезна, если вам нужно отсканировать документ. Вы просто сканируете его сразу на USB и вам не нужно делать массу лишних движений, чтоб сохранить его на компьютере.

Итак, если вы хотите экономить время и ускорить рабочий процесс, приобретите многофункциональное устройство с возможностью подключения флеш-карты USB.

Облачная АТС – это виртуальная программа, которая имеет основные функции АТС, но имеет гораздо больше функций, так как возможности компьютерной обработки звонков, поступающих через Интернет, существенно превосходят возможности физического оборудования обычной АТС. Это всё равно, что печатная машинка и Microsoft Word.

Запуск АТС происходит очень быстро. Для этого нужно зарегистрироваться на выбранном сервисе и пополнить счет, выбрать и купить номер, включить и настроить АТС, загрузить программу на компьютер и настроить её работу.

Достоинств у облачной АТС очень много:

• статистика и анализ информации о звонках по разным параметрам
• удержание вызова
• автоответчик
• очередь звонков и распределение по сотрудникам, позволяет формировать сратегии распределения звонков. Например, в продажах самые важные звонки отдавать самому лучшему продажнику
• корпоративное общение бесплатно вне зависимости от территориального распространения компании
• каждый сотрудник имеет свой внутренний короткий номер и связывается с коллегами по таким же внутренним номерам
• голосовое сообщение приходит на почту в виде текста
• мелодия или речь диктора вместо гудков
• во время разговора можно принять более важный звонок или перенаправить его на свободного коллегу
• определение всех входящих номеров
• встроенные маркетинговые технологии для оценки бизнес-переговоров
• объединение телефона с компьютером (вывод на экран информации о звонке)
• безлимитная запись разговоров
• факс приходит прямо на электронную почту
• переадресация на любой мобильный, стационарный телефон
• переадресация происходит незаметно для клиента, даже если проходит в несколько этапов
• вызов по внутреннему номеру сотрудника, даже если он находится в другом городе или стране
• всегда свободная телефонная линия, удержание вызова
• виртуальный секретарь
• автоинформатор о времени до ответа оператора
• наличие «черного» и «белого» списка телефонных номеров.

Конечно, такие достоинства затмевают небольшой недостаток облачной АТС. Saas сервис, где размещается виртуальная АТС, предоставляется в аренду и за него берется абонентская плата. Но затраты на физическую АТС существенно выше. Так же вы получаете техническую поддержку своего виртуального оборудования.

Слово «автообзвон», в принципе, понятно. Автоматический обзвон. Обзвон с целью проинформировать клиентов (абонентов) о какой-либо информации. На данный момент автообзвон является одним из самых простых, доступных и дешевых видов рекламы. Но эта услуга используется не только в рекламе. Цель автообзвона:

• оперативное и аварийное оповещение абонентов по сигналу тревоги (например, сотрудников МЧС, МВД, сотрудников экстренной помощи и т.п.) в связи с возникновением чрезвычайной ситуации
• проведение маркетинговых исследований
• предложение товаров и услуг
• информирование клиентов компании о состоянии счета (например, коммунальные службы, операторы связи, кредитные учреждения).

Система автообзвона способна совершать звонки по максимальному количеству линий. Если линий несколько, то звонки происходят параллельно.Принцип работы системы весьма прост. В систему загружается собственная база абонентов для обзвона. При установке системы все необходимые линии должны быть уже подключены и настроены для передачи данных.

Далее все зависит от подключенных линий для автообзвона. Система будет совершать одновременных параллельных дозвонов в зависимости от их количества. Автодозвон совершает дозвон до абонента и выставляет в системе администрирования, которая имеет удобный веб-интерфейс, статус звонка – взял трубку, занят, не взял трубку. После того как абонент снял трубку, автодозвонщик воспроизводит заранее записанное сообщение. При совершении дозвона возможен синтез речи – система считывает персональные данные из базы и воспроизводит их голосом. Эта функция бывает полезна при автодозвоне должникам (зачитать личные данные долга и сроки погашения) или при чрезвычайных ситуациях (например, голосом сообщить каждому абоненту порядок его действий или план эвакуации).

Используя функцию автообзвона, вы не только повышаете сервис своей компании, но и увеличиваете эффективность ее работы.

На современном рынке представлены три основных типа офисных АТС, которые выполняют различные функции. 1) Офисная АТС. Отличается низкой стоимостью, обладает минимальными необходимыми функциями, расширить которые можно используя дополнительные опции и устройств. К ним относятся устройства конференц-связи, call-центр, устройство, записывающее телефонные разговоры. Однако, каждое из таких устройств работает по собственным технологиям, что существенно усложняет работу самой мини-АТС. Администрирование такой загруженной системы будет достаточно дорогим.

2) Конвергентная АТС. Такая станция является более усовершенствованной моделью первой и имеет значительно больше возможностей. Устанавливать и обслуживать такую АТС должен только высококлассный специалист и стоит это довольно дорого. Для установки этой станции используется дорогое оборудование и, следовательно, сэкономить с этой АТС не получится. Используют её в основном только крупные компании.

3) Программная IP-АТС. Имеет самое сложное устройство, по сравнению с предыдущими АТС, но более функциональна и проста в использовании. Она не имеет недостатков офисной или конвергентной АТС, но имеет одну важную особенность. В качестве телефонов внутри сети используются так называемые софтфоны, стоимость которых выше аналоговых телефонов. Также эта сеть может использоваться только при включенных персональных компьютерах, так как непосредственно связана с ними. В этом случае связь в компании будет напрямую зависеть от вирусных атак и прочих неполадок сети, способных оставить без связи всю компанию. Но именно соединение с компьютером позволяет записывать разговоры, устанавливать автоответчик и call-центр по низким ценам, так как для этого не требуется подключение дополнительного оборудования. Так же, использую программную АТС, вы получаете возможность сократить затраты на администрирование сети, сократить затраты на международные и междугородние телефонные переговоры, а так же все ваши офисы будут работать в рамках одной телефонной сети и обладать единым тарифным планом.

Как известно, любая связь нуждается в защите и конфиденциальности, то есть в секретности. И защита от несанкционированного доступа нужна по двум причинам.

Во-первых, массовое использование радиотелефонов привело к тому, что радиоволны «забиты под завязку» и на вашей волне вполне может находиться сосед. Это создает взаимные помехи при разговоре. Помимо этого, к вашей трубке может подключиться кто-то ещё.

Во-вторых, сейчас появилось множество радиопиратов, которые запросто могут подключиться к вашему базовому блоку, используя специальные трубки.

Раньше, когда радиотелефоны дальнего радиуса действия были одноканальными, после разговора его сразу же нужно было возвращать на базу. Такие телефоны не имели защиты вовсе. Дальше стали использовать специальные переключатели, которые изменяли опознавательный ID-код, которым обменивались носимый и базовый блоки.

Позже появились многоканальные радиотелефоны, имеющие до 10 ID-кодов. Новый ID-код записывался сразу после возвращения трубки на базу. Самыми надежными радиотелефонами такой категории являются телефоны стандарта DECT. Смена кода похожа весьма на GSM, где код не только пересылается, но также происходит криптографическая процедура идентификации.

В радиотелефонах с частотами выше 250 МГц стали применять технологию DSS ( Digital Spread Spectrum). Как и многие современные технологии, пришедшие к нам из разработок для космонавтов и военных, технологию скачкообразного изменения частот ученые первоначально разрабатывали для военных. Она позволяла неплохо защищаться от несанкционированного доступа.

Если же вы хотите оградить себя от проблем с безопасностью связи, покупайте только лицензированные радиотелефоны.

GSM-шлюз очень полезная и простая в использовании вещь. При грамотном использовании он поможет вам экономить довольно неплохую сумму ежемесячно. Главное разобраться как его применить с максимальной отдачей.

Внешне GSM-терминал похож на небольшую коробку. К шлюзу подключается внешняя антенна, СОМ-порт и телефонная линия. Кроме того, на корпусе устройства имеется разъем для подключения внешних датчиков, в роли которых могут служить различные устройства - пожарные, охранные датчики и даже кондиционеры, активировать которые можно, банально позвонив на шлюз.

По принципу работы GSM-шлюз напоминает сотовый телефон с мощным приемопередатчиком. У шлюза есть собственный номер, который соединяет напрямую шлюз и мини-АТС, либо обычную телефонную линию. Последняя занимается проверкой всех исходящих вызовов, а шлюз обрабатывает их через телефон, состоящий, например, в вашей корпоративной группе. В результате соединение происходит между двумя сотовыми телефонами, многократно снижая стоимость разговоров. При выборе правильного тарифа вы можете вообще не платить за разговоры.

Обратная связь тоже проста в настройке. Все звонящие с сотовых телефонов набирают сначала номер GSM-шлюза, а далее номер городского телефона. Таким образом, звонок будет проходить через общую телефонную сеть по низкому или безлимитному тарифу.

Подключение GSM-шлюза весьма простое. Стоит только подключить его к телефонной линии и вставить SIM-карту выбранного оператора. И сразу же можно совершать звонки. Не забудьте только отключить запрос PIN-кода в симке.

GSM-шлюз так же можно подключить к компьютеру. Для этого к нему прилагается диск с необходимым программным обеспечением. Подключив терминал к компьютеру, вы сможете производить биллинг оборудования и производить необходимые настройки. Биллинг оборудования весьма полезен при использовании шлюза в офисах. Он позволяет вести статистику всех разговоров с учетом их стоимости.

Использование GSM-шлюза весьма полезно. Однако, если вы разговариваете мало по мобильному телефону, то затраты на приобретение оборудования могут быть весьма существенными. И при этом нет смысла говорить об экономии денег на связь.

Но если же вы много разговариваете, если вам нужно телефонизировать офис в кратчайшие сроки, GSM-шлюз подойдет вам идеально. Экономия средств на связь при этом зачастую достигает 30-40%.

Посмотрите наш выбор GSM-шлюзов

Идея передавать информацию на море с помощью флагов к людям пришла давно. Самые первые сигналы передавались с помощью определенного расположения флага, при чем совершенно не важно было какой именно флаг использовался. Использовались совершенно любые флаги, включая рыцарские штандарты.

Только лишь в XVII веке появились первые попытки стандартизировать сигналы. И в 1653 году в Великобритании был издан первый сборник флажных сигналов. Значение сигнала зависело не только от расположения флага, но и от вида флага, также к сигналам флагами добавились определенные комбинации парусов и выстрелы из орудий. В 1780 году сборник сигналов решили изменить и оставить в качестве сигнальных лишь 10 флагов. Каждая комбинация флагов имела определенное значение. В 1800 году капитан Хоум Риггс Попхем составил «Морской словарь», в котором расшифровывались 2000 комбинаций сигнальными флагами. В 1803 году Королевский Военно-морской флот принял систему, придуманную Попхемом.

Но так как система сигнальных флагов использовалась лишь в военном флоте, в XIX веке Фредерик Марриат составил «Кодекс сигналов для торгового флота». Система состояла из 15 флагов и вымпелов. С помощью нее можно было передавать целые слова и даже предложения. Однако, использовалась данная система лишь британцами.

Торговля между странами шла очень активно и потребовалось создать международную систему сигналов. В 1857 году была разработана «Система кодовых сигналов для торгового флота» из 18 флагов. Ею пользовались уже в Британии, Франции, США и Канаде. И в 1887 году была принят «Международный свод сигналов», которым пользовались по всему миру, но вступил в силу он лишь 1 января 1901 года.

В 1931 году международная комиссия из восьми стран модифицировала Свод и сделала его более удобным. Последняя ревизия Свода состоялась 1 апреля 1969 года. С этого времени расшифровка сигналов есть и на кириллице.

Современный международный свод сигналов содержит 26 буквенных флагов, 10 цифровых и 3 заменяющих. Для передачи сообщения нужно найти в Своде сигналов соответствующий текст, записать стоящие напротив него сигнальные комбинации флагов, набрать их из сигнальных флагов и поднять вверх. Сигнальщик на противоположном корабле находит эти сочетания флагов в Своде сигналов и расшифровывает. При хорошей видимости дальность таких сигналов видна за 4-5 миль.

Телефон тесно связан с ведением бизнеса. Но как же хочется избавиться от лишних проводов и свести к минимуму расходы на связь! В такой ситуации на помощь приходят DECT-системы.

Беспроводные мини-АТС стандарта DECT позволяют поддерживать качественную связь в пределах 300-600 м от радиобазы на открытой местности и 50 м в закрытых помещениях. Низкая мощность излучения, всего 10 мВт, делают такую систему экологически чистой. Учрежденческая цифровая радиотелефонная система является уменьшенным аналогом городской сотовой сети с той лишь разницей, что принадлежит она вам и оплачивать разговоры не требуется. Вы спокойно можете решать деловые вопросы, не подсчитывая минуты разговора.

Беспроводные мини-АТС стандарта DECT обладают рядом преимуществ перед сотовыми телефонами. Это и бесплатное пользование, и быстрое развертывание сети без каких-либо разрешительных документов, и простота в наращивании и расширении системы.

Преимущества перед индивидуальными бесшнуровыми телефонами:

• абсолютная защита от прослушивания и несанкционированного подключения
• легальность использования
• отличное качество звука
• возможность передачи данных и построения беспроводных компьютерных сетей безопасный для здоровья уровень излучения
• возможность регистрации телефонной трубки в нескольких DECT- системах, что дает возможность работать под единым номером на разных территориях
• отсутствие помех от большого количества одновременно работающих пользователей на одной территории

Организацию беспроводной связи можно решить двумя способами. Это может быть как отдельная, так и соединенная с АТС система беспроводной связи. При этом данный вид связи может быть применим как на крупных объектах, так и на малых предприятиях, коттеджах и даже квартирах.

Посмотрите, какие мы предлагаем мини-АТС стандарта DECT

Факс – типично офисная техника. И не всегда есть возможность при поломке искать сервисный центр и нести туда аппарат. Некоторые поломки вполне по силам устранить самостоятельно.

Если факс начал пропускать строки при печати документа, то вполне вероятно причина в износе роликов протяжки. Их нужно заменить. Это очень простая процедура – необходимо снять старые ролики и заменить на новые. Однако, использовать необходимо только оригинальные запчасти.

Еще одной неисправностью, которую очень просто устранить самостоятельно, является застревание бумаги в факсе. Извлекать бумагу стоит очень аккуратно, чтобы не повредить механизм и не порвать лист. Если же в факс попали посторонние предметы, такой ремонт тоже можно сделать самому. Просто извлеките предметы из устройства.

Однако, существуют такие неисправности, которые ни в коем случае не стоит устранять самостоятельно. Например, функционирование телефонного элемента. При такой поломке необходимо обратиться в сервисный центр. Ремонт своими руками так же не допустим и при неисправности сканирующего блока. Для устранения таких неполадок необходимо применение специального оборудования и наличие определенных знаний.

К счастью, факсы ломаются редко. Если же вы хотите избежать большинства поломок, не пренебрегайте периодическим техническим обслуживанием факса. Механические элементы устройства требуют регулярной очистки от грязи. При определенной сноровке вы вполне сможете очистить его самостоятельно.

Давно ли вы видели документы, написанные от руки? Встретить сейчас рукописный документ – это удивительно. Ведь на помощь человеку пришли компьютеры и принтеры, помогающие многократно упростить и ускорить работу. Но как продлить жизнь своему помощнику – принтеру? Несколько советов помогут вам в этом.

Прежде чем начать пользоваться принтером, внимательно ознакомьтесь с инструкцией. Так же важно знать как использовать правильно картридж к данному принтеру. Это тоже есть в инструкции. Производитель постарался максимально упростить понимание документации и обычно всё снабжает подробными картинками по правильной эксплуатации.

Правильно подключайте ваш принтер к сети и компьютеру. Как правило, принтер сначала подключается к компьютеру, а затем к сети. Установите необходимые драйвера на компьютер для правильной работы устройства.

Узнайте из инструкции какой тип бумаги можно использовать в вашем принтере. Использование бумаги, не предназначенной для данного устройства, может повредить его. Также никогда не используйте мятую бумагу для печати – она является частой причиной поломок принтера.

Если у вас струйный принтер, то частой причиной его поломок являются печатные головки. Вернее, засыхание чернил на печатных головках. Причина такого засыхания – редкое использование устройства. Необходимо регулярно, хотя бы раз в две недели печатать на принтере. Это почти наверняка спасет вас от проблемы с засыханием чернил.

Если же у вас лазерный принтер, то нужно помнить, что печать в таком устройстве осуществляется путем нагрева специального пигментного порошка – тонера, который с помощью фотобарабана переносится на бумагу. По этой причине в лазерных принтерах запрещается использовать бумагу, на которой уже что-то напечатано, так как чернила на бумаге могут привести к поломке принтера. Также, запрещается использовать бумагу с канцелярскими скрепками – она может повредить термопленку или ухудшить качество печати. Заправку картриджей у таких принтеров необходимо производить только в сервис центрах, которые дают гарантию на проведенную работу. Неправильная заправка может привести к поломке принтера.Регулярно наведывайтесь в сервисный центр и носите ваш принтер на профилактические работы. Там его очистят от пыли и чернил, а так же устранят возникшие неполадки.